Pourquoi et comment organiser vos bureaux en flex office ?

Parmi les nombreuses façons d’aménager des bureaux d’entreprise, le flex office fait partie des modèles les plus plébiscités à l’heure actuelle. Remise sur le devant de la scène depuis la crise du Covid, cette organisation de bureau flexible et souple date en réalité de plus de 30 ans. Zoom sur les règles de vie avec le flex office, ses nombreux atouts et ses astuces.

Flex office en entreprise : les origines

Si le flex office est particulièrement en vogue depuis 2020, ce type d’aménagement de bureau a été instauré dans les années 1990, dans les grands cabinets de conseil. En France, c’est autour de l’année 2010 que l’on voit s’instaurer ce modèle d’organisation, chez Sanofi et à la Société Générale, notamment. Puis, c’est au tour des grands groupes, tels que Natixis ou Suez, d’adopter le concept. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises suivent ce fonctionnement, et ce, dans tous les secteurs d’activité. Réduction des coûts en ce qui concerne l’immobilier, favorisation de la cohésion d’équipe, facilitation du télétravail, bien-être en entreprise : nombreux sont les avantages qui poussent les dirigeants de sociétés à opter pour un aménagement de bureau en flex office.

Quelles sont les règles de vie du flex office ?

Le flex office, ou “flex desk” est un aménagement qui consiste à ce qu’aucun collaborateur ne dispose de bureau fixe. Ainsi, en fonction des tâches qui animent son agenda et de ses besoins au quotidien, le salarié peut être amené à changer d’espace de travail tout au long de la journée, et ainsi optimiser la qualité de ses missions. Tantôt il devra s’isoler du bruit pour un entretien privé avec un client, tantôt il sera amené à échanger avec des collègues pour mener à bien un projet collectif, et s’orientera alors vers un lieu propice au travail de groupe. Pour pouvoir accompagner au mieux les collaborateurs dans le cadre du flex office en entreprise, l’aménagement des locaux devra comprendre différents espaces de travail offrant l’ameublement et l’équipement nécessaires à l’ensemble des missions envisagées. Ainsi, il s’agira de proposer des zones de réunion, mais aussi des postes de travail individuels et des lieux de détente. La déco et le choix du matériel ont également leur rôle à jouer dans l’efficacité d’une organisation avec des bureaux flexibles.

Les principaux atouts du flex office

Si le flex office en entreprise séduit de plus en plus de groupes et PME, c’est parce que ses atouts sont nombreux. D’abord, cet aménagement répond à l’urgence écologique et économique que rencontrent les entrepreneurs. L’ère du télétravail, déjà amorcée avant la pandémie, a littéralement explosé depuis, et est partie pour durer. Combinée à la hausse des prix de l’immobilier dans la plupart des villes de France, l’instauration de règles de vie en flex office s’impose comme la solution la plus intéressante. L’aménagement de bureaux flexibles permet en effet de réduire la surface d’une entreprise en réalisant des économies, tout en optimisant l’empreinte carbone avec une limitation des trajets vers l’entreprise. Lorsque les collaborateurs se rendent dans l’espace de travail qui leur est offert, entre deux journées de télétravail, c’est pour améliorer leur productivité et renforcer les liens sociaux avec l’équipe. La multiplicité des espaces de travail, à la fois confortables, pratiques et esthétiques, dans un lieu restreint, est la recette parfaite pour améliorer bien-être au travail et performances, tout en s’adaptant au contexte économique et environnemental.

Bureau flexible : comment procéder ?

Qu’il s’agisse de créer un bureau en flex office ou de transformer l’aménagement existant au sein de votre entreprise pour vous tourner vers une organisation plus souple, quelques règles de base doivent être respectées pour mettre en place ce mode de fonctionnement. En effet, le flex office ne peut être efficace que si les mouvements des collaborateurs sont facilités, encouragés et accompagnés. Ainsi, il s’agira d’abord d’investir dans du matériel informatique propice aux déplacements. Optez donc pour des tablettes, ordinateurs portables et autres équipements high-tech légers et mobiles. Chaque espace devra être équipé de prises électriques et de ports de connexion de façon à ce que les salariés puissent se brancher n’importe où, à tout moment de la journée. Le flex office en entreprise comprend également la notion d’un environnement agréable avec le choix de déco que cela implique. Il s’agit de sélectionner des objets, des matériaux et des textures conformes au type de lieu concerné et à l’ambiance souhaitée pour chaque espace. Il est également important de moderniser et de dynamiser les environnements de travail de façon à optimiser la productivité et renforcer la motivation des équipes. On optera par exemple pour des couleurs vives dans les salles de réunion pour stimuler l’émulsion d’idées et des teintes pastel pour les espaces individuels.

Bureaux en flex office : votre entreprise totalement repensée

Qui dit bureau flexible, dit transformation totale. Cette configuration de travail implique en effet une refonte profonde de vos modes de fonctionnement et une modification complète de l’aménagement de vos espaces. Abattement de cloisons, mise en place de panneaux acoustiques, remplacement des meubles, installations électriques, décoration : nombreux sont les éléments à prendre en compte pour adopter des règles de vie “flex office”. Mais attention : si les travaux s’annoncent importants, il n’est pas question d’improviser pour autant. Cet aménagement nécessite d’être très méthodique, en sélectionnant du matériel adapté à la fonction de l’espace et au secteur d’activité. Outre le choix des meubles et équipements, leur disposition est également cruciale pour obtenir un aménagement de travail agréable, pratique et fonctionnel. Le savoir-faire de professionnels est bien souvent requis.

Faites-vous accompagner dans votre projet d’aménagement !

L’instauration de règles de vie en flex office dans une entreprise ne s’invente pas. Pour réussir votre aménagement, n’hésitez pas à faire appel à nos spécialistes. Open space, conférence room, coworking : nombreuses sont les possibilités proposées par nos experts pour organiser vos bureaux en flex office. Spécialisées en aménagement de bureau professionnel, nos équipes (architectes, consultants, chargées d’affaires…) étudient la configuration de vos espaces et vous présentent un projet adapté à vos besoins, qui répondra aux spécificités du flex office en entreprise. Contactez-nous pour planifier un premier rendez-vous !