« Montre-moi ton bureau, je te dirai qui tu es » ou « un esprit sain dans un bureau sain« … Telles sont les idées portées par la politique « clean desk », anglicisme désignant un « bureau propre ». Terme plutôt évocateur, s’il en est. Gain de temps, d’efficacité, diminution des risques de perte ou d’erreur, que promet la méthodologie « clean desk » et comment l’adapter à votre quotidien professionnel ?
« Clean desk » ? Une rapide définition pour commencer
Le « clean desk » est une politique d’entreprise à part entière. Chaque collaborateur sera invité à l’appliquer au mieux. Comme son nom l’indique, il s’agira de se rapprocher du bureau le plus propre possible.
En trois mots : éliminer le superflu !
« Désordre extérieur, désordre intérieur ». Parce qu’un bureau désordonné peut être le reflet d’un stress important, ou encore d’une mauvaise gestion des dossiers et des délais, il peut surtout être une source d’erreur dans votre travail !
Le « clean desk » consistera donc en une optimisation de l’espace de travail.
Il s’agira de rendre celui-ci épuré, efficace sans non plus tomber dans la caricature du bureau morne sans saveurs : tout est une question d’équilibre. Ici, rangement et minimalisme seront à l’honneur : exit donc les piles de documents à traiter, ou les post-it à to-do listes éparpillés çà et là.
La to-do liste de la politique « clean desk »
Des gestes simples, et pourtant, une bouffée d’air frais garantie au sein même de votre espace de travail. Le principe du « clean desk » est simple, et consiste avant tout en de bonnes habitudes à prendre au quotidien :
- Toujours verrouiller votre ordinateur si vous laissez celui-ci sans surveillance. Si le mieux qui puisse arriver est une farce de la part d’un collègue ou un mail promettant des viennoiseries, il ne faut jamais exclure des intentions beaucoup plus malveillantes. Cette habitude, anodine à première vue, peut impliquer de forts enjeux, notamment en matière de confidentialité ou encore de cybersécurité. Et pour les plus têtes en l’air, ayez le réflexe des raccourcis clavier ! Win + L sous Windows, Ctrl + Cmd + Q sous Apple, vous nous direz merci plus tard 😊
- En parlant de sécurité : pour les documents les plus sensibles, vous pouvez sécuriser ces-derniers en paramétrant leur verrouillage (par exemple, à l’aide d’un mot de passe), ou rendre carrément inaccessible un dossier tout entier.
- Faites le tri régulier de ses papiers : soyez réaliste quant à l’utilité réelle de certains documents. Un doute ? Numérisez ! Ce qui nous amène au point suivant …
- … Privilégiez le tout numérique. Entre nous, personne n’a jamais aimé les allers-retours incessants à l’imprimante photocopieuse. La planète vous dira merci, car on fait des économies de papier et on s’épargne les feuilles volantes, mais vos collaborateurs seront tout aussi reconnaissants. Tout est bien plus facile à entreposer, trier et retrouver sur un ordinateur. Ce qui nous amène, une nouvelle fois, au point suivant …
- … La politique « clean desk » s’applique également à votre bureau numérique ! N’attendez plus pour ranger vos fichiers fraîchement reçus ou créés dans des dossiers accessibles et clairement identifiés. Vous gagnerez un temps précieux le moment venu (qui est souvent très vite arrivé !).
- Parce que l’imprimante peut s’avérer toujours nécessaire, veillez à ne jamais y laisser traîner vos propres impressions ! Au risque de vous y perdre, ou de rendre confus vos collègues.
- Ne soyez pas non plus dans l’extrême … S’approprier son espace de travail est primordial pour s’y sentir bien. Et comme on y passe parfois (voire souvent) de longues heures à se torturer les méninges, faites-vous plaisir. Le dessin des enfants et le mug de fête des pères, pour les puristes, la petite plante verte et la figurine Pop pour les plus audacieux… Seulement, évitez l’accumulation de bibelots ! Là aussi, misez sur la qualité plutôt que la quantité, soyez simple et efficace même dans votre décoration !
Une liste non exhaustive d’outils « clean desk » …
Parce que de la bonne volonté ne suffit pas, il va nous falloir des aménagements réfléchis pour fédérer les collaborateurs autour de la politique « clean desk ».
- De nombreux rangements, variés et ergonomiques (tiroirs, casiers personnels, armoires, étagères, archives) doivent être mis à disposition, renseignés auprès des collaborateurs et faciles d’accès. Et bien sûr, on ne se contente pas d’y déplacer le bazar… 😊
- Envisager la mise en place d’un espace de stockage collectif, type Sharepoint.
- Qui n’a jamais détesté les câbles ? Peu harmonieux, fouillis, et à vouloir s’y retrouver, on finit par débrancher l’écran du voisin ! Il existe des solutions bureautiques conçues pour centraliser ou encore dissimuler les câbles et autres connectiques disgracieux.
- Au-delà des aménagements des espaces de travail, pensez à sensibiliser vos collaborateurs ! On ne met du cœur qu’en ce que l’on croit : formez-les, intéressez-les à ce qu’ils auront à y gagner, tant en sérénité qu’en efficacité. Réfléchissez peut-être à la rédaction d’un manuel, ou à la conception d’affiches rappelant les bons gestes à adopter dans le cadre de la méthode « clean desk ».
Et, entre nous, quoi de mieux que de retourner au bureau le lundi matin et d’y trouver un espace de travail propre, bien tenu et rangé ? C’est sereinement que vous débuterez votre semaine, que vous reprendrez vos projets, ou que vous vous challengerez sur de nouvelles missions !
