[Espace] L’Espace Copie raconté par Happy Monday

Storrytelling (made by Happy Monday):  Racontons nous une histoire. Ce genre d’histoire stupide qui pourrait nous arriver, qui nous est forcément arrivée. C’est le stress, il faut livrer le dossier : dernières retouches aux trois documents. C’est bon, on imprime car l’heure fatidique approche. Je fonce à l’espace copie. J’ai pris un petit « pied de pilote », car c’est à l’autre bout du bâtiment. Je cours un peu. C’est compliqué, beaucoup de virages dans les couloirs. Enfin la porte. Quel capharnaüm ! Mais tout va bien, je ne vois pas encore le copieur dans son recoin , mais j’entends que les documents s’impriment . Je me contorsionne un peu pour accéder. J’ai de la chance, il y a suffisamment de papier. Le tonner est OK. Le premier document est terminé, les feuilles du second s’égrènent avec ce son, « schlip/schlop » , qui me ravit aujourd’hui. Ha, ça devrait se terminer pour lui, et le troisième est plus petit : on est dans les temps. Au début le silence soudain a du mal à se frayer un chemin jusqu’à mon cerveau, malheureusement ce silence assourdissant s’impose à moi. Un bourrage ? L’écran indique un petit bonhomme avec un sourire « Copieur prêt ». Pas de panne, le bonhomme sourit sur l’écran, et moi je grimace : à tous les coups j’ai dû oublier de cliquer sur « Imprimer » !

Et alors …la suite?

On ne dira pas si cette histoire s’est bien terminée ou non, car le propos ici , c’est l’Espace Copie. Pour les têtes pensantes, l’Espace Copie, c’est le mal nécessaire. Soit les bureaux sont tous encombrés d’imprimantes de toutes tailles, de tous modèles, de toutes marques, avec des fils et des câbles un peu partout, soit la reprographie et les services associés sont regroupés, avec des moyens de qualité bien maintenus et bien gérés : approvisionnements de papier mieux régulés, niveau d’encre signalé électroniquement. Un choix rationnel est souvent fait dans ce second sens.
Si ce choix s’avère généralement bon, il entraîne pour autant diverses problématiques à résoudre. La distance et l’engorgement sont les plus critiques.
Notre petite histoire du départ aurait pu être plus complexe, avec une impression massive de documents non prioritaires en cours. Généralement, plusieurs copieurs plus ou moins puissants sont rassemblés, auxquels s’ajoutent des relieuses, des plastifieuses, des armoires avec des réserves de papiers spécifiques, les tables nécessaires aux manipulations. Avec la copie, on bascule du versant intellectuel du document à son instance physique : c’est un milieu pour les manuels. L’espace copie passe du statut auxiliaire (j’aime bien imprimer mes mails pour les classer dans mon tiroir, on ne sait jamais!) à un réel espace de production.

Et qui dit espace de production dit aménagement d’espace de travail.

Pas de « copier-coller » pour l’Espace Copie !

Un autre petit storytelling made by Happy Monday:

« Où peut on placer cet Espace Copie ? Un truc de plus où on ne peut pas ranger des bonhommes !
Il y en a déjà tellement des espaces bidons: les WC (mais c’est réglementé), salle de repos (un comble dans une entreprise où on est sensé bosser ), et ils viennent de m’inventer l’Espace Tisanerie, les bougres. Bon, c’est la zone café, mais quand même. Avec tout ça, j’ai trois imprimantes à caser. Au moins c’est utile pour le business. On ne peut pas les empiler je pense, non, je ne crois pas » . Ainsi soliloquait le chef outragé. Il en vint à demander à ses copains (tous des patrons aussi) comment ils faisaient, mais rien ne convenait pour lui (enfin à son goût personnel en fait).
Plus il se renseignait sur l’aménagement de cet espace de travail, plus se rajoutaient les contraintes, les besoins, les options. C’est que chaque entité à ses besoins propres. Il analysa qu’on imprimait de partout (dématérialisation tu parles!), que c’était souvent urgent, que parfois c’était pour l’extérieur (attention à l’image de marque, ça c’est sérieux). En plus, ça devait cohabiter avec l’informatique et le réseau, autant dire que c’était foutu pour maîtriser le bazar.

Analyse, quand tu nous tiens.

A force d’analyser (c’est le chef tout de même), une évidence s’imposa : un Espace Copie se conçoit, il faut penser à une foule de petites choses. Mais la première, c’était qu’il soit bien placé (pas de jaloux, c’est un nid à embrouilles). Et la seconde, c’était qu’il soit assez grand et très optimisé (un peu comme une cuisine de restaurant) pour que le travail ne s’exécute pas en série ou soit bloqué par un manque de réserves (paralléliser les tâches, c’était son truc coté rendement. Au restaurant c’est pareil , tu ne vas pas attendre que ton voisin ait fini). La troisième, c’était qu’il soit aéré à l’intérieur avec une isolation phonique comme un bureau. (Je ne veux ni malaise, ni nuisance. Les nuisances nuisent au rendement). Et des postes de travail pour les distraits qui auraient oublié des choses importantes (comme d’appuyer sur imprimer , j’ai déjà entendu cette histoire quelque part, non ?).

Alors le chef prit la décision qui s’imposait, pour sa sérénité et celle de ses salariés, c’est de confier l’aménagement de cet espace de travail à des pros, des gens informés et synthétiques. Car il aimaient ses salariés en fait , et souhaitait qu’ils viennent au bureau heureux dès le lundi matin. Happy Monday ! Copier cent fois !

Crédits photos Office Snapshots